Статьи доходов и расходов

Три справочника, по которым система понимает, что за деньги перед ней. В новой версии они собраны на одном экране — тремя вкладками. Раньше это были четыре отдельных пункта меню: категории списания, виды списания, виды поступления и типы оплат.

Вкладка	Что в ней
Расходы	За что ушли деньги: аренда, аванс, бензин. Выбирают в расходном ордере, поле «Вид списания»
Поступления	За что деньги пришли помимо продаж: возврат от поставщика, взнос учредителя. Выбирают в приходном ордере, поле «Вид поступления»
Типы оплат	Чем заплатил гость: наличные, карта, Kaspi QR. Приходит вместе с заказом и привязан к кассе

Статья и тип оплаты — разные вопросы об одних и тех же деньгах, и заменить одно другим нельзя. По типам оплат сходится смена и касса, по статьям собираются ДДС и P&L.

Где лежит

Откройте Деньги → Статьи доходов и расходов.

На всех трёх вкладках одно и то же:

• Поиск ищет по названию;
• «Показать неактивные» достаёт то, чем больше не пользуются (по умолчанию такие записи скрыты);
• Клик по названию открывает форму записи, карандаш — тоже, корзина просит подтвердить: «Удалить запись?»;
• Тип получателя (или плательщика) и переключатель «Активен» правятся прямо в строке: клик по ячейке, выбор — и значение сохранено, без кнопки «Сохранить».

Выбирайте точку или организацию

Справочники принадлежат организации (ИП). Если в меню слева стоит «Все точки», вы увидите записи всех организаций подряд, и названия будут повторяться: у сети из четырёх организаций тот же «Нал.» встретится четыре раза. Выберите точку или организацию — останется только её список.

Расходы

Вкладка называется «Расходы», а в расходном ордере те же записи зовутся видами списания. Они собраны в категории.

Категории

Категория — крупная группа расходов: аренда, налоги, зарплата, реклама. В списке она стоит строкой-заголовком с числом статей, а сами статьи лежат под ней: стрелка слева раскрывает группу.

Нажмите «Добавить категорию».

Полей три: Наименование, Комментарий и переключатель Активность. Справа в строке категории есть ещё «+» (добавить статью в эту категорию), карандаш и корзина.

Вид списания

Нажмите «Добавить» — или «+» в строке нужной категории, тогда категория подставится сама.

• Тип получателя — кому уходят деньги. Он решает, что спросит расходный ордер: сотрудника, контрагента или кассу;
• Наименование — как это будет называться в ордере: «Аванс», «Аренда», «Бензин»;
• Категория — группа, в которую вид попадёт. Можно не указывать, но тогда у расхода не будет статьи в P&L (см. ниже);
• Активность — снимите, когда вид больше не нужен: в ордере он перестанет предлагаться.

Над списком есть фильтр «Все типы получателей» — удобно, когда нужно найти, например, все статьи с типом «Сотрудник».

Зачем нужен тип получателя

Тип получателя	Что происходит с расходом
Сотрудник	Ордер попросит выбрать сотрудника. Выдача попадает во взаиморасчёты с ним и в удержания зарплаты — её видно в отчёте «Зарплата»
Поставщик/Покупатель	Ордер попросит контрагента. Выдача записывается во взаиморасчёты с ним
Касса	Ордер попросит вторую кассу — но деньги уйдут только из выбранной, во вторую они не поступят
Клиент	Расходный ордер такой тип не принимает — отвечает «Клиент допустим только в приходном ордере». Тип остался только у старых записей: в списке нового вида его нет, а у старого он виден и правится

«Касса» — не перевод между кассами

Расход с типом «Касса» только списывает деньги из кассы-источника. В кассе-получателе ничего не появится: приход там нужно оформить отдельно. Чтобы переложить деньги между кассами, пользуйтесь документом «Перевод» — он делает обе проводки сам.

Тип получателя выбирайте сразу и правильно

Если завести «Аванс» с типом «Поставщик/Покупатель», выданные деньги не попадут в удержания, и зарплата посчитается без них. Это не косметика, а то, как деньги лягут в учёт.

Что от чего зависит в отчётах

• В ДДС строки блока «Расходы» — это названия видов списания: как назовёте вид, так он и встанет в отчёте.
• В P&L расходы попадают через акты услуг, и статья расхода в акте — это категория. Расход без категории встанет в строку «Без категории». Если создавать акт сразу из расходного ордера, а у вида категории нет, система откажет и скажет об этом прямо.

Не дробите категории слишком мелко

Категорий должно быть немного — десяток на всё заведение. Мелкое деление — это как раз виды списания внутри категории: «Бензин», «Такси» и «Ремонт авто» живут в категории «Транспорт». Если под каждый вид завести свою категорию, P&L превратится в простыню, где ничего не видно.

Поступления

Вкладка «Поступления» — это виды поступления: причины, по которым деньги приходят в кассу помимо продаж. Поставщик вернул переплату, сотрудник вернул неистраченный аванс, учредитель внёс деньги.

Выручка от заказов сюда не относится: она попадает в кассы сама, по типу оплаты.

Нажмите «Добавить» — в форме три поля:

• Тип плательщика — от кого пришли деньги: Контрагент, Касса, Сотрудник или Клиент. От него зависит, что спросит приходный ордер;
• Наименование — «Возврат от поставщика», «Возврат аванса», «Взнос учредителя»;
• Активность.

Категории у поступлений нет, поэтому название должно само объяснять, откуда деньги: «Возврат от поставщика» понятнее, чем «Приход 1». В ДДС строки блока «Доходы» берутся из этих названий.

Фильтр «Все типы плательщиков» работает так же, как на вкладке расходов.

Что меняет тип плательщика

Во взаиморасчёты с контрагентом попадает только поступление от контрагента. У сотрудника, клиента и кассы тип лишь подсказывает ордеру, кого спросить, — на учёт он не влияет. Приход «от кассы» не списывает деньги из другой кассы: для этого есть перевод.

Обычно хватает трёх-четырёх видов: возврат от поставщика, возврат аванса, взнос учредителя.

Типы оплат

Типы оплат — варианты, из которых кассир выбирает при расчёте: наличные, карта, Kaspi QR, оплата через Wolt или Яндекс.Еду. Тип приходит вместе с заказом и привязан к кассе: по нему деньги от заказа ложатся в нужную кассу.

Нажмите «Добавить».

• Название — то, что увидит кассир: «Карта», «Kaspi QR», «Wolt безнал»;
• Тип проведения — Наличные, Безналичные, Онлайн-оплата или Бонусы. На деле создаются два первых: остальные — системные (см. ниже);
• Активен — снимите, чтобы убрать способ с кассы, не удаляя его;
• Доступен в приложении — только отмеченные способы клиент видит при заказе в приложении и на сайте, и только их предлагает ИИ-оператор. У нового типа переключатель выключен: включайте его для тех способов, которыми клиент может расплатиться сам. В списке ему соответствует колонка «В приложении», её переключатель правится прямо в строке;
• Базовый способ оплаты — об этом ниже.

Кассу заводить не нужно

Когда вы создаёте тип оплаты (или включаете выключенный), система сама заводит кассу под него на каждой точке организации. Название у кассы — как у типа оплаты, переименуйте на привычное. Подробнее — в статье про кассы.

Системные типы

«Онлайн-оплату» и «Бонусы» система заводит вместе с организацией, по одному на организацию. Создать второй такой нельзя, удалить — тоже, а тип проведения у них не меняется.

• Бонусы — списание с бонусного счёта клиента. Это не деньги, поэтому в кассу они не попадают;
• Онлайн — оплата картой на сайте или в приложении. Чтобы клиент увидел её при заказе, должны быть включены обе галочки — «Активен» и «Доступен в приложении» — и подключён эквайринг.

Базовый способ оплаты

Базовым способом платит система, когда за кассой нет человека: так оформляет заказы ИИ-оператор. Базовый бывает один на наличные и один на безналичные в организации — он помечен значком «Базовый» в списке.

• Назначение нового базового снимает признак со старого;
• у базового нельзя поменять тип проведения и нельзя его удалить — сначала назначьте базовым другой способ.

Отдельный тип на каждого агрегатора

Заводите «Wolt безнал», «Glovo безнал», «Яндекс.Еда безнал» отдельно, а не одним «Безналом». Тогда в отчётах видно, сколько принёс каждый канал, и сверять с их выплатами проще.

Что дальше

• Расход из кассы и приход в кассу — где эти статьи выбирают;
• Акты услуг — расход по начислению: там нужна категория;
• ДДС и P&L — куда статьи попадают в отчётах;
• Кассы — куда ложатся деньги по типу оплаты.