Расход из кассы
Документ на любые деньги, уходящие из кассы: аванс сотруднику, оплата поставщику, покупка хозтоваров, зарплата.
Где он лежит
Заголовок раздела «Где он лежит»Откройте Деньги → Приход и расход — вкладка «Расход». Рядом на том же экране приход, переводы между кассами и акты услуг.
Период по умолчанию не задан, отматывать дату не нужно. Поиск ищет по номеру, основанию и комментарию. Вид списания, получатель и касса — ссылки: по клику справа открывается карточка.
Выдать деньги
Заголовок раздела «Выдать деньги»Нажмите «Расходный ордер» — форма откроется окном поверх списка.
- Дата и время — момент, когда деньги ушли из кассы;
- Вид списания — за что выдаём. Список берётся из вкладки «Расходы» статей доходов и расходов;
- Получатель — поле ждёт вид операции. У вида задан тип получателя: сотрудник, поставщик или касса, — его и спросит;
- Касса — откуда берём деньги;
- Торговая точка — на какую точку отнести расход в отчётах. Можно не выбирать: тогда возьмётся точка кассы. Заполняют, когда платят из общей кассы за конкретную точку;
- Сумма;
- Основание и «Выдано (пояснение)» — графы печатной формы РКО;
- Комментарий — пишите по делу: «аванс за август», «вода в цех». Потом по этим записям и разбираются.
Нажмите «Сохранить».
Галочка «Акт услуг»
Заголовок раздела «Галочка «Акт услуг»»Внизу формы появляется «Сразу создать акт услуг (расход попадёт в P&L)». Это главное, что добавилось в новой версии, и ради этого стоит разобраться.
Зачем. Сам по себе расходный ордер — это движение денег. Он виден в ДДС и в кассовой книге, но в отчёт P&L не попадает: прибыль считается по начислению, а начисляют расход акты услуг. Раньше акт приходилось заводить вторым документом руками, и про него забывали — отсюда расходы, которых нет в P&L.
Что делает галочка. Создаёт оба документа одной операцией: расходный ордер и акт услуг на ту же сумму, того же получателя, ту же дату и точку. В комментарии акта будет «К расходному ордеру №…». Статью затрат акт берёт из категории вида списания.
Галочка показывается только при создании и только когда получатель — сотрудник или поставщик: акт услуг оформляют на них. Для выдачи в другую кассу её не будет.
Что происходит с деньгами
Заголовок раздела «Что происходит с деньгами»Остаток кассы уменьшится — это видно на экране Кассы и в кассовой книге.
Дальше расход попадает в учёт по типу получателя:
- сотруднику — в удержания, и вычтется из его зарплаты в отчёте Заработная плата;
- поставщику — уменьшит долг перед ним во взаиморасчётах;
- в другую кассу — деньги останутся в бизнесе, просто переедут.