Движение денег (ДДС)

ДДС — отчёт о движении денег: сколько реально пришло в кассы, сколько из них ушло и что осталось. Это главный отчёт «где мои деньги». Считается по факту движения денег (кассовый метод): сумма попадает в тот день, когда деньги пришли или ушли.

Как построить

Откройте Деньги → Движение денег (ДДС). До первого запуска на экране написано «Выберите период и нажмите «Сформировать»» — отчёт сам не строится, потому что ДДС за месяц по всей сети считается долго.

1. Период. По умолчанию стоят последние 30 дней. Выберите другие даты в календаре.
2. «Сформировать». Появятся три карточки, график и таблица.

Организацию и торговую точку в самом отчёте выбирать не нужно: охват берётся из переключателя в меню слева (вверху — «Все точки» или конкретная организация/точка). Под кнопками он подписан: «Охват: все точки (меняется в меню слева)». Сменили охват в меню — нажмите «Сформировать» ещё раз.

Период — не больше 31 дня

Таблица строится по дням, и в неё помещается не больше 31 дня. Если выбрать период длиннее, система покажет последние 31 день — под заголовком экрана появится подпись «Показаны последние N дней периода». Нужен квартал или год — стройте отчёт частями по 31 день.

Что на экране

• Карточки — итоги за период: Доходы, Расходы, Результат (доходы минус расходы; отрицательный — красным).
• График «Доходы и расходы по дням» — зелёные столбики доходы, оранжевые расходы. Сразу видно день, когда расходы выстрелили, и день, когда просела выручка.
• Таблица — те же данные по статьям.
• «Выгрузить в Excel» — рядом с кнопкой «Сформировать». В файл попадает то, что на экране: те же статьи и те же дни. Если период пришлось урезать до 31 дня, в файле тоже будут только они.

Таблица

Столбцы — дни периода, последний столбец — Итого по статье за весь период. Если в день по статье ничего не было, в ячейке стоит точка.

Строки разбиты на блоки:

• Доходы — деньги, пришедшие в кассы: оплаты покупателей (строка «Оплата от покупателя» — это оплаты заказов), оплата безналом, поступления от контрагентов, взносы денег в кассу и другие виды поступлений. Ниже — Итого доходы;
• Расходы — по статьям: аренда, зарплаты, авансы, налоги, обслуживание. Ниже — Итого расходы;
• Результат — доходы минус расходы по каждому дню и за весь период. Это то, что осталось в деньгах.

Таблица шире экрана листается вбок целиком, как на телефоне: колонка «Статья» не закреплена и уезжает вместе с остальными ячейками, поэтому подписи и цифры всегда лежат на своих местах. Если строк много и таблица длинная, при прокрутке вниз остаётся на месте только шапка с датами.

Статьи расходов — ваши

Названия строк в блоке «Расходы» берутся из вида списания расходных документов. Как назовёте их там, так они и встанут в отчёте — поэтому имеет смысл держать список аккуратным.

Откуда взялась сумма

Нажмите на название статьи (оно подчёркнуто штрихами) или на любое место её строки — справа откроется шторка с документами этой статьи за весь выбранный период.

В шторке:

• Документ — название и номер документа (например, расходный кассовый ордер). Ниже серым — дата и автор. Номер — ссылка, по ней открывается сам документ;
• Контрагент — кому заплатили или от кого получили;
• Сумма по каждому документу и Итого внизу;
• «Выгрузить в Excel» — файл с этими документами.

Шторка показывает документы статьи за весь период, а не за конкретный день: нужный день ищите по дате под названием документа. Строка «Оплата от покупателя» открывает оплаты заказов.

Это деньги, а не прибыль

ДДС считает по факту движения денег: заплатили за аренду на три месяца вперёд — вся сумма ляжет в тот день, когда заплатили. Прибыль так не считают.

Чтобы разнести расходы по периодам, к которым они относятся, есть отдельный отчёт — Прибыль и убытки (P&L).

Что этим проверяют

• Хватает ли денег — результат по дням и за период;
• Куда уходит больше всего — самые крупные статьи расходов;
• Откуда взялась сумма — клик по статье открывает документы.