Кассы

Касса в системе — это не аппарат на прилавке, а «кошелёк», куда падают деньги определённого вида. Наличные в одну кассу, оплаты картой в другую, Kaspi QR в третью. Так видно, сколько денег в сейфе, а сколько ушло на счёт.

Список касс

Откройте Деньги → Кассы.

У каждой кассы видно точку, к которой она относится, и тип оплаты, который в неё попадает. Поле поиска над таблицей ищет по названию. Галочка «Показать не активные» достаёт те, которыми больше не пользуются.

В правой колонке — карандаш (изменить кассу в той же форме) и корзина (удалить, с подтверждением).

Заметка

Администратору сети, который работает сразу с несколькими организациями, перед созданием и правкой кассы система предложит выбрать организацию — без неё запись не сохранится.

Создать кассу

Нажмите «+».

• Наименование — понятное название: «Наличные Рудный», «Kaspi QR Рудный»;
• Торговая точка — где эта касса работает;
• Тип оплаты — какие оплаты в неё попадают. Поле разблокируется после выбора точки, а в списке — типы оплат организации этой точки;
• Комментарий — по желанию;
• Процент банка — комиссия эквайринга, если она есть. Целое число от 0 до 100 — дробное система не примет, покажет ошибку. В расчёты поле не входит;
• Активность — снимите, когда касса больше не используется.

Нажмите «ДОБАВИТЬ».

Как деньги попадают в кассу

Когда заказ завершён, система берёт каждую его оплату и ищет кассу с такой же парой: точка заказа + тип оплаты. Нашла — в кассе появляется приходный ордер на сумму оплаты.

• Ордер рождается при завершении заказа, а не в момент оплаты.
• Оплата бонусами в кассу не попадает — это списание бонусного счёта.
• Касса без точки под заказные оплаты не подбирается: в неё деньги вносят вручную документами прихода и перевода.

Кассы создаются сами

Заводить кассу под каждый способ оплаты руками не нужно: когда вы создаёте тип оплаты (или включаете выключенный), система заводит кассу под него на каждой точке организации, а новая точка сразу получает кассы под все действующие типы. Название новой кассы совпадает с названием типа оплаты — переименуйте на привычное.

Одна пара — одна касса

Не заводите две кассы на одну пару «точка + тип оплаты»: платежи пойдут только в одну из них, и какую именно, заранее не угадать.

И наоборот: если кассу под пару удалили, оплата заказа пройдёт, а приходный ордер не создастся — выручка в кассовую книгу не попадёт, а расхождение заметят только при сверке остатков.

Неактивная касса всё равно получает оплаты

Галочка «Активность» убирает кассу из списка и из выбора в документах, но оплаты заказов в неё продолжают поступать. Безопасно снимать её только с касс без типа оплаты.

Сколько касс нужно

По одной на каждый способ оплаты и на каждую точку. Обычный набор точки: наличные, карта, Kaspi QR, онлайн-оплата, агрегаторы.

Не объединяйте разные способы в одну кассу: тогда вы не поймёте, сколько денег физически лежит в сейфе, а сколько уже на расчётном счёте.

Что дальше

• Приход в кассу — внести деньги, не связанные с продажей;
• Расход из кассы — выдать аванс, оплатить поставщику;
• Перевод между кассами — инкассация, сдача наличных в банк;
• Деньги в кассе — сколько сейчас в каждой.